טופס הצהרת הון יש למלא רק לפי דרישה מפורשת של רשות המסים, ובדרך כלל נדרשים להגישה מי שחייבים בהגשת דו"ח שנתי על הכנסות, כלומר עצמאים ובעלי חברות, וכן שכירים שהכנסתם השנתית עולה על סכום שנקבע בתקנות מס הכנסה (נכון לשנת 2021- 647,640 ש"ח).
רשות המסים נוהגת לדרוש הצהרת הון גם מיחידים ללא תיק פעיל במס הכנסה במקרה שקיים מידע על רכישת נכס מקרקעין או רכב יוקרה או חשד להעלמת הכנסות. במקרה זה יתבצע בד"כ ברור לגבי הונם באמצעות דיווח על גבי טופס 5329.
הסעיף בפקודה אינו מגביל את רשות המסים לדרוש הצהרת הון רק מ"תושבי ישראל". במקרים חריגים מוטלת סמכות לפקיד השומה לדרוש גם מ“תושבי חוץ” במידה וקיים חשד שאותו יחיד מפיק הכנסה בגבולות ישראל.
את הדרישה להגשת הצהרת ההון הראשונה, תקבלו ככל הנראה מספר חודשים לאחר פתיחת העסק ומטרתה היא קבלת מידע ראשוני לבחינת אומדן הונו האישי של נישום. חשיבות הצהרת הון ראשונה רבה ולכן רצוי להיוועץ בעריכתה עם יועץ מס.
ההצהרה הראשונה תהווה את יתרת הפתיחה של עלות נכסיו בניכוי התחייבויותיו ותשמש את רשות המסים לצורך השוואת הונו של הנישום שיוצהר על ידו גם בעת הגשת הצהרת ההון השנייה. הצהרת ההון הראשונה הינה החשובה ביות מאחר והיא מהווה את הבסיס להצהרות ההון שיבואו אחריה. כל פרט שיושמט בהצהרת ההון הראשונה עלול לעורר חשד בהצהרות ההון הבאות.
נישום נדרש להגיש הצהרת הון כל מספר שנים. פקיד שומה מקבל את נתוני הדוח ובוחן את השינוי במצב נכסיו והתחייבויותיו של הנישום שחל במהלך אותן שנים בהשוואה להצהרת ההון האחרונה שהוגשה על ידו.
המועד החוקי להגשת הדוח הנו 120 יום ממועד הדרישה.